Trust Center - Leverantörskontroll

Trust Center - Leverantörskontroll

Om funktionen

Leverantörskontroll är ett verktyg för att skicka frågebatterier till leverantörer och bedöma deras efterlevnad av säkerhetskrav. Funktionen består av två delar: en administrationssida där du skapar och hanterar frågebatterier, samt ett leverantörsformulär där leverantören besvarar frågorna.

Administrationssidan

Sidan Leverantörer nås via vänstermenyn och består av två huvuddelar: listan över skapade frågebatterier och listan över informationsobjekt.

Skapade frågebatterier

Den övre sektionen visar alla frågebatterier som har skapats. Tabellen innehåller följande kolumner:

Kolumn

Beskrivning

Leverantör / Objekt

Leverantörens namn och det informationsobjekt frågebatteriet är kopplat till.

Kontrollplan

Vilken kontrollplan frågorna baseras på, t.ex. “Leverantörskontroll”.

Frågor

Antal frågor som ingår i frågebatteriet.

E-post

Mottagarens e-postadress samt tidpunkt för när frågebatteriet skickades. Flera mottagare kan visas.

Deadline

Sista datum för leverantören att besvara frågorna.

Påminnelse

Visar om en påminnelse har konfigurerats.

Status

Frågebatteriets aktuella status (se statusar nedan).

Åtgärder

Knappar för att hantera frågebatteriet.

 

Statusar för frågebatterier

Status

Beskrivning

Utkast

Frågebatteriet har skapats men inte skickats till leverantören ännu.

Skickad

Frågebatteriet har skickats till leverantören och inväntar svar.

Besvarad

Leverantören har skickat in sina svar.

 

Åtgärdsknappar

Varje frågebatteri har en rad åtgärdsknappar till höger:

• Visa svar (ögonikonen) – öppnar leverantörens inlämnade svar för granskning.

• Redigera (pennikonen) – öppnar en dialog för att redigera mottagare, svarsfrist och valda kontrollpunkter.

• Kopiera länk (kopieraikonen) – kopierar formulärlänken som kan delas manuellt.

• Skicka (pappersplanikonen) – skickar frågebatteriet via e-post till mottagaren.

• Ladda ner (nedladdningsikonen) – exporterar frågebatteriet eller svaren.

• Ta bort (papperskorgsikonen) – raderar frågebatteriet permanent.

Frågebatterier med status Utkast visar dessutom en framträdande “Skicka”-knapp för att påbörja utskicket.

Redigera frågebatteri

När du klickar på redigeraikonen öppnas en dialog där du kan ändra:

• Mottagare – leverantörens namn och e-postadress. Klicka på “+ Lägg till mottagare” för att lägga till fler mottagare.

• Svarsfrist – sista datum för att besvara frågebatteriet.

• Valda kontrollpunkter – de frågor som ingår. Varje kontrollpunkt kan markeras som obligatorisk med kryssrutan. Klicka på kryssikonen för att ta bort en fråga.

Klicka på “Spara ändringar” för att spara eller “Avbryt” för att stänga utan att spara.

Informationsobjekt

Den nedre sektionen listar alla informationsobjekt som finns i organisationen. Använd sökfältet för att filtrera listan. Varje objekt visar namn och säkerhetsutrymme.

Klicka på “+ Frågebatteri” bredvid ett informationsobjekt för att skapa ett nytt frågebatteri baserat på det objektets kontrollplan.



Leverantörsformuläret (leverantörens vy)

När en leverantör får ett frågebatteri får de en länk till ett webbformulär. Formuläret har flera steg och funktioner som beskrivs nedan.

E-postverifiering

För att komma åt formuläret måste leverantören verifiera sin identitet:

• Leverantören anger sin e-postadress och klickar “Fortsätt”.

• En sexsiffrig verifieringskod skickas till e-postadressen.

• Leverantören anger koden för att få tillgång till frågorna.

Om leverantören redan har påbörjat besvara frågorna och återvänder senare, sparas sessionen automatiskt så att tidigare svar laddas in.

Tips: Om koden inte kommer fram kan leverantören klicka “Skicka ny kod” eller “Ändra e-post” för att korrigera adressen.

Frågeformuläret

Efter verifiering visas frågeformuläret med följande element:

• Rubrik och kontext – kontrollplanens namn, informationsobjekt och säkerhetsutrymme visas längst upp.

• Svarsfrist – om en deadline har angetts visas den som en badge.

• Bjud in kollega – leverantören kan bjuda in kollegor att samarbeta på svaren (se samarbete nedan).

• Frågesammanfattning – visar totalt antal frågor, antal obligatoriska, antal besvarade och antal klara.

Besvara frågor

Varje fråga visas som ett kort med:

• Frågenummer och titel – exempelvis “1. Incidenthantering”.

• Obligatorisk-markering – frågor som måste besvaras markeras med en asterisk och texten “Obligatorisk”.

• Kontextinformation – badges som visar kravområde och övrig kolumninformation från kontrollplanen.

• Svarsfrålt – ett fritextfält med max 2 500 tecken. Återstående tecken visas under fältet.

• Redigeringshistorik – under svarsfältet visas vem som senast redigerade och när.

• Markera som klar – knappen i övre högra hörnet av frågekortet låter leverantören markera att en fråga är färdigt besvarad. Kortet får då en grön markering.

Spara utkast och skicka in

Längst ned på formuläret finns två knappar:

• Spara utkast – sparar alla svar utan att skicka in. Leverantören kan återvända och fortsätta vid ett senare tillfälle.

• Skicka in svar – öppnar en bekräftelsedialog. Alla obligatoriska frågor måste vara besvarade innan inskickning. När svaren är inskickade kan de inte längre ändras.

Observera: När en deltagare skickar in svaren markeras formuläret som inskickat för alla deltagare – även de som samarbetar på samma frågebatteri.

Samarbete

Leverantörsformuläret stödjer samarbete mellan flera personer:

• Bjud in kollega – klicka på “Bjud in kollega” och ange en e-postadress. Kollegan får ett e-postmeddelande med en länk till samma formulär.

• Redigerarelista – under formulärhuvudet visas vilka personer som har tillgång, med antal och e-postadresser.

• Realtidssynkronisering – ändringar sparas och synkroniseras automatiskt mellan alla redigerare. Varje fråga visar vem som senast redigerade.

• Gemensamma svar – alla redigerare arbetar på samma svarsuppsättning. Det finns ett gemensamt svar per fråga, inte separata per person.

Specialtillstånd

Formuläret kan ha olika tillstånd beroende på situationen:

• Utgånget – om svarsfristens datum har passerat visas ett meddelande om att formuläret inte längre är tillgängligt.

• Inte hittat – om länken är ogiltig visas ett felmeddelande.

• Redan inskickat – om svaren redan har skickats in visas ett tackmeddelande och formuläret kan inte längre redigeras.



    • Related Articles

    • Trust Center - Inställningar och administration

      Under Inställningar i vänstermenyn finns administrationsfunktioner för att hantera användare, utseende, domän och besöksanalys. Det här avsnittet beskriver varje del. Användare Sidan Användare hanterar vilka personer som har tillgång till ...

    • Trust Center - Dokumentationsbibliotek

      Om sidan Dokumentbiblioteket samlar organisationens policyer, processbeskrivningar, riktlinjer och övriga dokument som görs tillgängliga via Trust Center. Besökare kan söka, filtrera och ladda ner eller öppna publicerade dokument. Sökning och ...

    • Trust Center - Säkerhet

      Om sidan Sidan Informationssäkerhet är en del av Trust Center och ger en transparent överblick över organisationens säkerhetsarbete. Här visas publicerade kontrollplaner, efterlevnadsgrad och statusen för enskilda kontrollpunkter – allt baserat på ...

    • Trust Center - Dataskydd och GDPR

      Om sidan Sidan Dataskydd & GDPR är en del av Trust Center och ger en överblick över organisationens hantering av personuppgifter. Här visas registerförteckning, underbiträden (sub-processors), nyckeltal för dataskydd samt information om ...

    • Trus Center - Aktivitet och ändringslogg

      Om sidan Sidan Status och historik visar en ändringslogg (“changelog”) över alla publicerade förändringar inom säkerhet och dataskydd. Syftet är att ge besökare en transparent bild av hur organisationens säkerhets- och integritetsläge utvecklas över ...